行政庁は、許認可等を拒否する処分をする場合は、
申請者に対し、同時に、当該処分の理由を示さなければならないのが
原則です（行政手続法８条１項本文）。
上記処分を書面でするときは、処分の理由は、
書面により示さなければなりません（同条２項）。
また、不利益処分についても同様の規定があり、行政庁は、不利益処分をする場合には、その名あて人に対し、同時に、当該不利益処分の理由を示さなければならないのが原則です（行政手続法１４条１項）。
この場合も、不利益処分を書面でするときは、処分の理由は、
書面により示さなければならないとされています（同条３項）。
このような規定が設けられている趣旨は、
行政庁の恣意を抑制する
とともに、
処分の理由を名あて人に知らせて不服の申立てに便宜を与える
という点にあります。
理由の提示が不十分である場合、
当該処分は、たとえ結論に影響がないとしても、
違法なものとして取消しの対象となります（最高裁平成２１年（行ヒ）第９１号同２３年６月７日第三小法廷判決・民集６５巻４号２０８１頁）。
